11 mẹo Excel cho người dùng thiếu năng lượng

Tìm hiểu cách làm cho bảng hiệu quả hơn, định hình lại dữ liệu, dễ dàng tìm kiếm dữ liệu và hơn thế nữa.

Muốn khai thác nhiều hơn từ Excel? Tại Hội nghị thượng đỉnh về thông tin chi tiết dữ liệu đầu tiên của Microsoft vào tháng trước, một số chuyên gia đã đưa ra nhiều đề xuất để tận dụng tối đa Excel 2016. Dưới đây là 10 gợi ý tốt nhất.

(Lưu ý: Các phím tắt sẽ hoạt động cho các phiên bản Excel 2016, bao gồm cả Mac; đây là các phiên bản thử nghiệm. Và nhiều tham số truy vấn trong tab dữ liệu Excel 2016 đến từ tiện ích bổ sung Power Query cho Excel 2010 và 2013. Vì vậy, nếu bạn có truy vấn nguồn để biết thêm phiên bản đầu tiên của Excel trên Windows, nhiều mẹo trong số này cũng sẽ hiệu quả với bạn, mặc dù chúng có thể không hoạt động trên Excel cho Mac.)

1. Sử dụng phím tắt để tạo bảng

Bảng là một số hàm hữu ích nhất trong Excel cho dữ liệu nằm trong các cột và hàng liền kề. Các bảng giúp sắp xếp, lọc và hiển thị dễ dàng hơn và chúng thêm các dòng mới hỗ trợ định dạng tương tự như các dòng bên trên chúng. Ngoài ra, nếu bạn đang tạo biểu đồ từ dữ liệu của mình, việc sử dụng bảng có nghĩa là biểu đồ sẽ tự động cập nhật nếu bạn thêm hàng mới.

Nếu bạn đã tạo bảng từ dữ liệu của mình bằng cách đi tới ruy-băng Excel bằng cách nhấp vào Chèn và sau đó nhấp vào Bảng, có một phím tắt đơn giản: Sau khi chọn tất cả dữ liệu của bạn bằng Ctrl-A (command-shift-space cho Mac), hãy biến nó thành một bảng bằng Ctrl-T (lệnh-T trên Mac).

Mẹo bổ sung: Hãy nhớ đổi tên bảng thành thứ gì đó liên quan đến dữ liệu cụ thể của bạn, thay vì để tiêu đề mặc định là Table1 hoặc Table2. Tương lai của bạn sẽ cảm ơn bạn nếu bạn cần truy cập thông tin này từ một sổ làm việc mới, phức tạp hơn.

2. Thêm hàng tổng hợp vào bảng

Bạn có thể thêm một hàng tổng hợp vào bảng trong Ruy băng thiết kế trên Windows hoặc Ruy băng bảng trên máy Mac bằng cách chọn “Tổng hàng”. Mặc dù được gọi là Hàng Tổng, nhưng bạn có thể chọn từ nhiều thống kê tóm tắt khác nhau, không chỉ là tổng: số lượng, độ lệch chuẩn, trung bình và hơn thế nữa.

Mặc dù bạn chắc chắn có thể chèn thông tin này vào bảng tính theo cách thủ công bằng công thức, nhưng việc đặt thông tin vào Hàng Tổng có nghĩa là thông tin đó được “đính kèm” vào bảng của bạn, nhưng sẽ vẫn ở hàng dưới cùng cho dù sau đó bạn chọn sắp xếp dữ liệu bảng như thế nào … Điều này có thể rất hữu ích nếu bạn đang thực hiện nhiều dữ liệu tình báo.

Lưu ý rằng bạn cần tạo một hàng chung cho từng cột riêng biệt; việc tạo tổng cho một cột sẽ không tự động tạo tổng cho phần còn lại của bảng (vì không phải tất cả các cột đều có thể có cùng kiểu dữ liệu – ví dụ: một tổng cho cột ngày không có nhiều ý nghĩa).

>>> Xem thêm tại:  13 hàm excel cực lỳ thông dụng cho công việc văn phòng – digitalfuture

3. Dễ dàng chọn cột và hàng

Nếu dữ liệu nằm trong bảng và bạn cần tham chiếu đến toàn bộ cột trong một công thức mới, hãy bấm vào tên cột. Điều này sẽ liên kết đến cột đầy đủ theo tên – hữu ích nếu sau này bạn thêm nhiều hàng hơn vào bảng vì bạn không phải chỉnh sửa tham chiếu cụ thể hơn như B2: B194.

Lưu ý: Điều quan trọng là đảm bảo con trỏ của bạn trông giống như một mũi tên xuống trước khi nhấp vào tên cột. Nếu con trỏ của bạn trông giống như một cây thánh giá khi bạn làm điều này, bạn sẽ chỉ nhận được một liên kết đến ô đơn lẻ đó, không phải toàn bộ cột.

Bất kể dữ liệu của bạn có nằm trong bảng hay không, bạn có thể sử dụng một số phím tắt lựa chọn tiện dụng: Shift-phím cách chọn toàn bộ hàng và Ctrl-phím cách (hoặc Control Panel cho Mac) chọn toàn bộ cột. Lưu ý rằng nếu không có dữ liệu trong bảng, các lựa chọn này sẽ vượt ra ngoài dữ liệu có sẵn và bao gồm bất kỳ ô trống nào bên ngoài bảng. Đối với dữ liệu bảng, lựa chọn dừng lại ở các đường viền bảng.

Nếu bạn muốn chọn toàn bộ một cột không có trong bảng chỉ với các ô có dữ liệu trong đó, hãy đặt con trỏ vào cột bên cạnh nó, nhấn Ctrl-mũi tên Xuống, sử dụng phím mũi tên phải hoặc trái để điều hướng đến cột mong muốn và sau đó nhấn Ctrl-Shift-Up (sử dụng lệnh thay vì Ctrl trên máy Mac). Điều này có thể hữu ích nếu cột dữ liệu khá dài.

4. Lọc dữ liệu bảng bằng máy cắt

Bảng Excel cung cấp các mũi tên thả xuống bên cạnh mỗi tiêu đề cột để dễ dàng sắp xếp, tìm kiếm và lọc. Tuy nhiên, việc cố gắng lọc dữ liệu của bạn với phần bỏ nhỏ này khi bạn có một số lượng lớn các mục có thể hơi cồng kềnh. Một số người trình bày tại Hội nghị cấp cao về thông tin chi tiết dữ liệu đề xuất sử dụng máy thái.

“Bất cứ ai gửi cho bạn một bàn xoay mà không có các lát cắt, bạn phải dạy họ cắt lát trong 30 giây. Mọi người yêu thích máy thái”, giáo sư Wayne Winston của Đại học Indiana, người cũng cố vấn cho chủ sở hữu của Dallas Mavericks, Mark Cubinsky về thống kê bóng rổ.

– Đọc thêm: Các tính năng chính của Windows 10 Enterprise
Nhưng trong khi máy cắt lát ban đầu được thiết kế cho các bảng cơ bản, giờ đây chúng cũng hoạt động trên các bảng “thông thường” (và với Excel 2013 trên Windows). “Nó thực sự bổ ích hơn,” Winston lập luận. (Các phần mềm có sẵn cho các bảng cốt lõi, nhưng không phải các bảng thông thường trong Excel cho Mac 2016.)

Để thêm một lát cắt vào bảng, với con trỏ đã ở đâu đó trong bảng, hãy đi tới thiết kế dải băng, chọn Chèn Bộ cắt, sau đó chọn (các) cột bạn muốn lọc.

Thanh trượt sẽ được hiển thị trên trang tính của bạn, xuất hiện rộng một cột với nhiều mục hiển thị. Nhưng nếu bạn có một bảng dài, hẹp với nhiều khoảng trống ở bên phải dữ liệu, bạn có thể muốn bảng nhỏ rộng hơn đáng kể so với mặc định. Bạn có thể thêm các cột vào bố cục lát trong tùy chọn bộ cắt trên ruy-băng.

Nếu bạn muốn lọc theo nhiều mục trong thanh trượt, hãy nhấn Ctrl-nhấp vào nút. Để xóa tất cả các bộ lọc, có một nút rõ ràng ở trên cùng bên phải của lát.

5. Tạo một ô tổng hợp thay đổi khi lọc bảng

Nếu bạn tạo một ô bên ngoài bảng tóm tắt dữ liệu trong bảng, chẳng hạn như tổng của một cột và bạn muốn ô đó hiển thị tổng được cập nhật, nếu bạn đang lọc bảng bằng thứ gì đó, công thức SUM cơ bản sẽ không hoạt động.

Thay vì chỉ sử dụng SUM trên ô đó, hãy sử dụng hàm AGGREGATE trên ô và sau đó ô có thể được liên kết với các bộ lọc bảng.

AGGREGATE nhận ba đối số: số hàm, số tùy chọn mong muốn và phạm vi ô bạn muốn làm việc. Nhập “AGGREGATE” (trong Excel cho Windows, bạn sẽ thấy các chức năng và tùy chọn có sẵn; trong Excel cho Mac, bạn sẽ phải nhấp vào hàm trợ giúp AGGREGATE để xem chức năng và số tùy chọn có sẵn.

SUM là tính năng # 9; bỏ qua các hàng ẩn tùy chọn 5. Vì vậy, một ô có mã sau:

(AGGREGATE (9.5, Bảng 1))

chỉ cung cấp cho bạn tổng của tất cả các hàng hiển thị. Nếu bộ lọc thay đổi những hàng nào được hiển thị, số tiền của bạn sẽ thay đổi tương ứng.

>>> Xem thêm tại: https://digitalfuture.vn/top-bai-viet-ham-excel-thong-dung-cho-thong-ke-so-lieu

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *